會長手冊
會長該知道的職責
會長手冊是為適應各地會長的需要。其內容之決定是以調查各國數千多位會長的反應為根據。大多數的會長說他們所希望的是一本簡單明瞭,實際有幫助,看上去很悅目,而且在獅子會領域中任何文化的手冊。我們希望你能夠同意這些和其他更豐富的內容。這本手冊雖然包括了你做會長的一切重要資料,但很少與你即將陸續收到的資料重覆;也不包括那些各會各自不同,與那些由各區各會自由發展的特殊作為。
國際獅子會的目標
‧增進國際了解,促進世界大同。
‧宏揚仁政理論,培育優秀公民。
‧關懷社會福祉,恪守道德規範。
‧加強會際交流,鞏固獅子友誼。
‧熱心討論公益,勿涉政教爭議。
‧不求個人利益,提升工商水準。
獅子會是國際性的
所有的會長都是國際會長家庭的一份子。數以萬計和你一樣的領導者,雖然大家從沒有見過面,但在為有需求人士服務上卻以使命相同而聯合起來。無論你做會長的成敗如何,隨時隨地,多多少少都會影響一百九十多個國家裡的獅友們,雖然你只要關心自己的會和社區,但是你的會力、名譽和精神卻與各地獅友們息息相關。你作為領導獅友的責任即在同時完成你會的國際及社區使命。
在你努力接近你的目標時,請記住總會辦公廳永遠在一旁以下列服務幫助你:
‧由來自四十多個國家的三百多位員工處理每年數以百計的節目。
‧每年舉行一次比世界上任何組織更富友情及訓導的國際年會。
‧管理每年數百萬美元獅友捐款的獅子會國際基金。
‧以十一種法定語文出版刊物並與各會通訊。
‧監督二十種語文版獅子雜誌的發行。
‧為行政主管及國際理事們安排百萬英里旅行的細節。
‧每年郵寄數百萬件會務供應品。
領導的收獲
如果您有時受到批評,覺得緊張,與有時孤獨,請了解這些正是力求效率的領導者所免不了的。但是當你任期終了,你說出:「我完成了任務,我使我的團隊仍然完整」時,會長的成就感就不是那些風浪所能衡比的了。
國際獅子會的組織
四~八個的獅子會組成一個分區、八~十六個的獅子會組成一個專區。分區由分區主席管理。專區由專區主席管理。一個單區由幾個專區組成,至少要有三十五個獅子會。多數單區隸屬於一個複合區,此時這種單區改為副區。複合區由複合區總監議會管理。每一個獅子會都屬於七個憲章地區之一。該七個地區至少由一位國際理事代表。
利用總會的資源
會長可能不知道有許多人在那裡幫助他成功。區總監、專區主席及分區主席都答應常常訪問各會,並回答問題及討論你的問題。此外,還有區領導才能發展委員會主席,或獅友訓練者,希望你去參加他的各項領導才能講習會,尤其是獅子會職員講習班。請不要失去這些準備你自己的機會!你的分區主席更歡迎你去參加他每年三、四次的分區顧問會議。在這些會議裡,所有的會長和秘書都是成員,互相交換意見,並獲得數星期以後才能收到的種種資訊。當然,總會也盼望你去訪問總會辦公廳。
獅子會的階層
一、獅子會會員選舉會長,並在國際年會選舉總會行政主管及國際理事,以及投票通過國際憲章及附則的修正案。
二、會長滿任後得指派為分區主席。
三、分區主席滿任後得指派為專區主席。
四、專區主席滿任後得選舉為區副總監、總監。
五、區總監滿任後得選舉為複合區總監議會議長。
六、區總監滿任後得在國際年會中選舉為國際理事。
七、國際理事滿任後得在國際年會中選舉為第二副總會長,然後逐年選舉為第一及總會長。
總會刊物
總會備有一百多種對獅子會每一項主題的刊物及視聽資料。其中有許多已經譯成總會的法定語文:英文、芬蘭文、法文、德文、義大利文、葡萄牙文、西班牙文、瑞典文、日文及韓文與中文。在申請或申購的時候,請不要忘記說明你所需要的是什麼語文。許多刊物是免費的。也請記住,你的複合區或區辦事處也有一本獅子會刊物,可供參考。
總會辦公廳的行政
一、政策由每年分四季舉行的國際理事會探討。
二、政策的實施由執行主管及一位國際理事所組成的行政委員會指導。
三、政策的實施由一位專任職員-執行長-透過各部各組經理執行。
目標與職責
獅子會的目標及宗旨與所屬總會一樣:運用其特殊資源繼續達成國際獅子會的目標。
以下所列職責均摘自獅子會標準憲章及附則(總會刊物LA-2)。連同本冊附寄的「委員會」散頁有更詳細的資料。該標準格式可供獅子會修訂憲章及附則參考之用。對未訂有憲章及附則之獅子會亦具約束作用。任何未載明於總會憲章及附則、複合區及單副區憲章及附則,或國際理事會政策中之事項,均可修訂於各獅子會本身之章程及附則內,但不得違反上述各權威之規定。
會長:會長為本會之行政主管;主持一切會議;並擔任理事會之主席;召開本會及理事會之例會及臨時會議;指派各常置及特別委員會,並與各委員會召集人合作督導各委員會履行其職責及經常提出報告;確使選舉合法召集、公告及進行;擔任其所隸分區之區總監顧問委員會之法定委員,並與該顧問委員會密切合作。
前任會長:前任會長與本會歷屆前會長應在本會集會時接待本會會員及其來賓,並代表本會歡迎地方上新出現有服務志願之社會人士。
副會長:會長因任何原故未能履行其職責時,由副會長依次代替行使會長職責。每一副會長應遵照會長之指示督導各所屬委員會之活動。
秘書:秘書受會長及理事會之督導,擔任本會與所隸區(單或副與複合區)及國際總會間之聯絡工作。其一般職責如下:
‧以總會所提供之月報表每月向總會報告總會與國際理事會所規定之本會各項資料。
‧向區總監辦事處提送其所需要之報告,包括會員及活動月報之副本。‧擔任所隸分區之總監顧問委員會之委員並與之合作。
‧保存本會一切記錄,包括例會及理事會記錄;出席率;委員會指派,選舉;會員之分類,地址與電話號碼;會員之會費分戶帳,及本會收據與支付憑證等。‧每季或每半年向本會會員發出會費及欠款催繳單,收款後轉交本會財務並取得收據。
‧秘書應為其職責之履行提供擔保,其保證金額或保證人由本會理事會決定之。
財務:‧自秘書處或其他處接受各項經費,並存入經財務委員會所推薦及經理
事會所核准之銀行。
經理事會之授權支付所有經費,所有支票及單據應與理事會所決定之另一職員共同簽署。
‧保存本會經費一切支付之記錄。
‧每月及每半年向總會及本會理事會提出財務報告。
‧為其職責之履行提供擔保,其保證金額或保證人由本會理事會決定之。
總管:總管應負本會財產及裝備之保管,包括旗幟、會旗、會鐘、會槌、歌本及會名牌等物。在每次聚會開始前將其放置於適當之處,並於會後將各項物品歸還原貯存處。擔任會中糾察,注意出席會員是否均已適當就座。分發例會及理事會所需之刊物、紀念品及有關資料。尤應特別注意新會員於每次例會中變換座位,務使其有機會認識全體會員。
連絡:連絡應保持例會之和諧、友誼、生動與熱烈情緒,由各會員處收集適當之樂捐或罰金。該項樂捐或罰金之決定並無固定之原則,在下次修訂章程及附則以前不得超過章程所規定之金額,且在一次會議中,不得對同一會員施以兩次以上之罰金。非經出席會員全體一致通過,連絡本人不受罰金之處分。所有收集之樂捐及罰金應於會後立刻轉交財務,並取得收據。
理事會:理事會之職責與權力如下:
‧理事會應為本會之執行機構,透過本會職員,負責本會各項政策之執行。本會一切新興事務及政策均應事先經理事會考慮及策劃,再於例會或臨時大會中提請全體會員決定之。
‧理事會有權核付一切開支,但不得造成任何赤字,亦不得動用經費於對本會事務及政策無關之項目。
‧理事會有權修訂、推翻或廢除本會任何職員之方案。
‧理事會應每年審查本會帳目及會務一次或多次,並規定本會任何職員、委員會或會員所經手之款項必須列入或予以稽核工作。本會任何正常會員均得於合理時間及地點要求監視此等稽核或會計工作。
‧理事會應依據財務委員會之建議指定存放本會經費之銀行。
‧理事會不得授權或准許挪用本會公開募集活動所結餘之經費於任何行政經費之支出。
‧理事會應將各種新興事務及政策之資料提交各常置委員會或特別委員會,常置委員會或特別委員會於研究後再向理事會提出建議。
‧理事會應在會員同意之下提名及指派本會出席區(單或副及複合區)年會與國際年會之正副代表。
計劃你的一年
在你計劃或列出本年度目標以前,請先考慮下列各點:
‧向前任會長請教並討論本會應繼續進行的工作。
‧確定你自己也投入就職典禮的籌備工作。該項工作對會員接受領導有莫大的作用。
‧與任何曾經有過不愉快的會員修好。你所希望的是整體的支持。
‧準備一本日記簿把每週所收到的工作記錄下來。
‧即使你還有幾個星期才就任,可能已有少數會員來找你,好像你已經是現任會長一樣。請向會長表示你沒有意思來干涉他的領導,也不會在七月一日以前奪他的寶座。
訂一個詳細的計劃
作為一位領導者,你必須扮演一個有眼光的人。一個詳細的計劃能夠提供一幅依照你所具眼光而進行的地圖。對你自己也會增加信心,對獅友們也會更加相信你。
下列是一些行之有效的步驟,可供你在指派任何委員會之前作為參考:
第一步:下列兩項問題請你自己回答:
(1)我希望發生在會員身上最重要的事是什麼?
(2)我個人想在會長任內表現什麼?
第二步:然後與你所欽佩的獅友和朋友討論你的計劃。
第三步:審核本年度已經承諾過的計劃。看看是否有些可以在你的計劃中把它們改善而達成。
第四步:把整年工作中所有困難工作列出。預先計劃來儘量減少錯誤、壓力與不愉快的危機。主要是:艱苦工作的本身,由誰來主辦,和什麼時候完成。
第五步:與財務商議預算要多少經費。
現在,你可以準備選擇那些最能夠幫助你完成工作來達到目標的獅友們了。
會裡的財務
大多數的會都採用預算制度。這是一種儘可能準確預估會裡某一個時段收入然後支配支出的方法。預算不應視為命令或通過花費,而是花費的導航。
分會每年應訂兩個預算:(1)行政預算;與(2)活動預算。
行政預算是各會操作的經費,收入大多來自會員們所繳的會費。活動預算則是各會活動與工作的經費,其收入須自經費募集計劃從社區徵集。但是任何自經費募集活動的所得嚴格不准用於行政費用,即使在廣告上說是為行政費用而募款。但是用於經費募集的直接費用可以從所得的募款中支付。為行政費用募集經費,有些分會採用下列方法:在會刊上賣廣告給經營商業的獅友;舉行特別餐會出售餐券;如非違反當地法律,舉行摸獎;由連絡在例會中以幽默方式徵收樂捐;以及在會場上舉行拍賣等等。
所有單據應經財務委員會通過並由召集人簽字,然後提出理事會提出財務報告。這些報表的格式刊列在本冊「秘書手冊」欄內。
指派委員會
會長的最重要決定是指派各委員會的召集人和委員。適合的人做適合的工作,才能使獅友們成為有效的團隊。給自己一個充份的時間來推敲每一個任命。如果你給他們機會他們運用天賦的才能,施廣潛力,你就不必擔心會員們不被策動!
有些會長與副會長們在指派召集人以前互相商量。在選擇召集人時,請考慮下列人選:
‧已表示很願意擔任召集人者。
‧靠得住者。
‧容易聽從你者。
‧容易和其他獅友或代表相處者。
‧同意你指派一位副召集人去分勞者。因為有時資深獅友不願意負全部的責任而擔任副召集人或委員會顧問,卻大有幫助。他很可能願意跟一位年輕的獅友合作,幫助你搬動領導人的梯子。
雖然指派委員是會長的特權,最好還是先和召集人商量一下。重要的是每一位會員、無論新或舊,都能在會裡擔任活躍的角色,據全世界獅子會的經驗,顯示這一招是避免會員退會的最有效的方法。
指派工作全部準備完畢之後、建議你:
‧與心目中的召集人面洽,正式請其服務。如果他以不重要的理由不想接受時,須準備說服力。在任何情形下,告訴他為什麼會裡需要他,他是很合理的人選,告訴他你一定全年都支持他。
‧確使每一位召集人都明瞭他的任務。把總會寄給秘書的各項委員會資料分給他們(職員同)。
‧在現任會長同意之下,於六月的一次例會中宣佈他們的名字,並同時發通知給全體會員。
迅速並充分向全體會員報導所有的重要會務對團體極為重要。必要時,跟著發一封信給召集人們是建立領導關係的最好辦法。這些信將:
‧再一度對他的服務表示謝意,表示他的召集人工作對會及社區都具有重要性。
‧鼓勵他在理事會上發表創意。
‧告訴他會裡對他的委員會的經費預算。
‧提醒他每一位委員、身為獅友,都有義務聽命工作。
‧鼓勵他隨時在必要時請你協助。如果貴會把各委員會分派給副會長們,提醒副會長們定期審核各委員會的進度,並在召集人缺席時在理事會或例會提出報告。
一般規定的委員會
下列各委員會是總會所規定的,各會可以合併其中幾個為一個,取消幾個或新創幾個。
‧出席委員會促進例會及其他集會的出席率。監視每月出席人數。
‧會刊總編輯是單獨一個人的委員會,確使每一位會員對會的活動得到充份的報導。他收集及編撰新聞、印刷寄發各會員作為通訊之用。
‧年會委員會鼓勵所有會員參加區,複合區,州、國及國際年會。它提供及時的報導,並建議募集代表們必要的費用。
‧糖尿病防治委員會研究社區內糖尿病患者或潛伏糖尿病患者的需要,並決定如何適應此等需要。
‧國際獅子會藥物防止節目需要各會成立該藥物防止委員會調查各該社區內之任何濫用藥物問題的情形及幅度,並策動獅友們、家長們及其他有關機構對濫用藥物的反抗。它指導社區內的藥物防止濫用工作,並向公眾報導藥物所帶來的威脅,以及獅子會打擊藥物問題的作法。
‧教育服務委員會向理事會建議發展社區及社會全民良好行為之活動。
‧環境服務委員會不僅鼓勵社會對解決環境問題的行動而且研究這些問題本會成為解決這些問題的先例。同時有助於創立及維持大自然與人類和睦相處的情況。
‧財務委員會負責迅速支付帳單及收取會費;在必要時獲取足夠的安全保險;安排會內財務記錄的審計工作;編製各種應有的財務報告;以及協助募集經費。
‧接待委員會歡迎新進入社區的居民及其家庭,並使其熟悉社區內之商業、工業、宗教及休閒生活。甚至邀請其參加例會作為來賓。
‧健康服務委員會促進衛生防止患病,並偵察病徵以免惡化。它的理想是「堅強的身體永遠是獅友們值得服務的目標」。它企圖以獅友八大信條的「慈善為懷、樂於助人、同情疾苦、濟弱扶傾」來改善每一位獅友的生活品質。
‧聾啞服務委員會之目的與健康服務委員會相同,它研究社區的需要井建議應付這些需要的節目。
‧國際關係委員會建議使其所屬分會投入滋生及促進全世界人類間瞭解精神的活動。同時與區總監及或其區國際關係委員會主席商確國際性的任何區目標或工作上互相合作。
‧領導才能發展委員會負責會員全年所需之各項訓練及教育活動。同時在請求下協助其他委員會。
‧獅友報導委員會隨時提供總會,一般獅子會以及認為尚未週知的任何獅子會資料。
‧會員委員會的可能目標,選擇會員發展的節目來鼓勵會員們的熱忱,推進力和策略。它維持一張最近的候徵會員名單,並可舉行分組比賽。它同時須甄別候徵會員們的資格,確使新會員獲有莊重的入會儀式;以及敦促推薦人「照顧」他們至少六個月。
‧節目委員會對例會安排會程,邀請貴賓演講及準備餘興節目。它須在決定會員們所希望的節目後事先計劃妥善。
‧公共關係委員會透過所有現成的媒體向社區提供有關本會過去,現在及未來工作的正確、完備、及時而簡單的報導。
‧公共服務委員會的目標大致與健康服務委員會相同。它同時研究社區需要,並建議應付這些需要的節目,諸如食物產品及運銷、營養、交通安全、家庭、休閒及農莊等。
‧休閒委員會以舉辦體育運動、裝備及興建公園與遊樂場在全社區培育良好的人性發展。
‧視力維護及盲人服務委員會的目標大致與健康服務委員會相同,同時投入眼庫,眼科研究、視力不全及盲人復健等工作。
‧社會服務委員會與其他委員會一樣有一長列的活動建議。其中包括協助殘障人士,老人和有需求者。
此外,會長被鼓勵指派「協調人」從事「特種服務」如:
‧少獅會節目
‧女獅會節目
‧青少年交換節目
‧獅子會國際基金(LCIF)
‧國際青少年營
有關這些委員會與服務的詳細資料,包括在寄給各會秘書的LA-19E資料散頁中。
計劃並選擇服務活動
會長的一件難題是幫助理事會-實際上是全體會員-在許多服務活動中究竟做什麼。顯然,擁有的時間,能力和金錢只有這麼多。圓滿的完成幾件工作,比平凡的做許多工作更會使一般獅子會感覺到成功。
服務活動可分為三個方面
1.年度國際節目由總會長把詳情寄給各位會長。他所迫使貴會從事的節目反映出全世界數千位領導獅友們的願望及研究。這些節目同時也反映貴會也是一份子的總會精神。
2.國際獅子會持續的傳統活動,諸如視力維護及盲人服務,聾啞服務,糖尿病防治,藥物防止及青少年交換等。這些都是國際性的節目,在獅友間滋生全球性的友誼接合,因為差不多全世界每一個社區都需要它們。
3.對貴社區特殊需要的節目。
請記住:
‧大多數獅子會企圖在這三個方面有平衡的成就。
‧明智的獅子會在選擇社區工作時會先透過一些公民領袖分析一下社區的需要。這樣做確能使該會:
(1)避免重複其他服務社團已經有績效的工作。
(2)發展真正需要的節目。
(3)能夠正確的指明受惠的人士。
一本「社區分析:良好服務指南」(IAD-107)(英文版)可向總會索閱。
理事會及例會
成功的舉行任何集會,尤其是會長任內的第一次例會或理事會,有五個基本條件:
‧妥善的準備。
‧議事規則的知識。
‧處理糾紛的能力。
‧堅定自己立場的能力。
‧利用群體討論技術的能力(尤其對理事會更重要)。
讓我們來逐一討論一下:
妥善的準備
及早並透澈的準備,會大量減少不愉快驚奇的機會,也大量增加順利的機會。許多前會長提出下列建議:
‧準備一張詳細的議程表,告訴你每一個人會假定做些什麼-和在什麼時候。與秘書在集會開始之前詳細討論。
‧預料任何可能的反調,準備怎麼處理。
‧如開理事會,應將議程分發給每一位理事及列席者。
議事規則的知識
所有會議在處理時都要有一個協定的程序。你必需熟悉貴會的章程並會運用被公認的議事規則(如羅伯氏會議規則)。沒有循依的規則,任何獅子會會議都十分可能變成無秩序而難以控制,即使有技巧的會長也難免失敗。議事規則為會長達成兩件重要的事情:使會議對每一個出席者都公平;使會議順利進行。後者尤為大家所歡迎。
處理糾紛的能力
有時你的領導力會在會議時受到不守規矩的獅友對你領導有疑問的獅友們的試驗。每一種情況都不一樣,所以沒有一個一定的方法能夠應用到所有情況。但是許多年下來,有些領導獅友提出下列建議:
‧如有必要使不守規則的會員守紀律,有時由其他獅友來做還比你自己做的好。會員們會像你一樣的願意維持紀律。
‧有些會員一旦有機會發言就會沒有目的的開始無謂的討論。請用「你要這樣提出提案嗎?」這句話可以終止無論的談話。
‧在進行會議時,如果你對所有的議論有所疑問,記住會員中可能對你做下列的動作:
(1)他們需要一些行動或忠告。
(2)他們要表示友好。
(3)他們要表示一些意見。
(4)他們要給些報導或得到些報導。
‧知道每一位會員的名字。
‧根據所接受的議事規則,知道何時及如何對付不守秩序的會員;付表決;保留或交某一委員會處理。
‧注意「型態言語」,明瞭獅友們的不耐煩、急於發言,弄不清楚、或激動。
堅定自己立場的能力
對獅友們堅持自己的立場是使許多會長不安的。試圖回憶你的獅友們是願意接受你領導的。同時了解你對領導的自信是整個會所必需的。下列指示或有幫助:
‧如果你採取議事規則,記住沒有人可以未經你准許前發言,何時可付表決由你來決定,議案是否通過也由你宣佈。
‧使用你的會槌來維持秩序並使會議進行。
‧在會員們討論離題時使他們言歸正傳。
‧認為會議進行太慢或太快時,調整議程來達成目標。
‧技巧的打斷發言人過火的發言,是人人都欣賞的。
‧為強調某一論題-無論是你的或別人的-請秘書把記錄上的動議重讀一遍,不要靠你的記憶力。
‧必要時雙方的爭論作一結論。然後告訴聽眾他們對討論事項的意見是:表決,補充或保留。
‧在不利於會議之前調停爭論。對肇事的少數會員粗魯一些並不礙事。
‧加強你的自信,確使會員們在任何爭論下不分為「勝方」及「負方」。
‧在熱烈討論之後,給予相當的評論,並安撫受挫者的感覺。
‧在議案決定之後,確定那一位獅友去做,並問他用何種方法去做!把這些納入記錄。
‧在公平及可接受的情況下以「大家同意」的方式來處理議案。
‧考慮在家裡舉行一、二次理事會,使你的領導有一項「心理上的優勢」。
權力範圍
‧會長沒有絕對的權威,他的權力來自理事會的指定;會的本身;會的章程及附則,或獅子會憲章及附則標準本(LA2)。
‧理事會可以和不可以做的事都規定在寄給各會的標準憲章及附則裡面。有些會的憲章及附則限制了理事會在未經會員通過下的付款金額。
‧任何分會的規則,手續,附則或修訂憲章有違背該會所屬複合區或國際憲章及附則者均屬無效。
節目
你有沒有想到多數獅友經常出席例會是因為喜歡會裡的節目和餐點。
程序模式
例會程序每會都會不同,下列是國際通用而尤其適用於獅子會者。
例會:
1.會長宣佈開會
2.唱國歌(任選)
3.祈禱(任選)
4.唱獅子歌
5.介紹貴賓(上級獅友)
貴賓致詞
6.用餐
7.節目(演講、餘興等)-亦可在正事之後舉行
8.程序
(1)宣讀上次理事會會議記錄
(2)職員及委員會報告
(3)宣佈及訊息報告
(4)未完成事件
(5)新案討論
9.散會
理事會:
1.會長宣佈開會
2.點名
3.介紹貴賓(上級獅友)
4.貴賓致詞
5.會長報告
6.宣讀上次會議記錄
7.來件宣讀
8.職員及委員會報告
9.未完成事件
10.新案討論
11.散會
就職前重要事件
摘要
第一, 研究你的「會長手冊」。
第二, 瞭解你國際獅子會的角色。
第三, 認識現有並對你有幫助的獅友們及資源。
第四, 熟悉你的職責。
第五, 訂立你的目標及計劃你的年度。
第六, 選擇你的委員會召集人。
第七, 列出你會的服務優先程序。
第八, 用你的領導能力及行政程序準備第一次理事會及例會。
領導技巧、會員發展、公共關係
基本的領導技巧
‧會長應能明瞭會員們的個人需要和興趣,並知道如何運用這些瞭解推動他們所具有動力。
‧會長應能在會員面前使出有效的說服力。
‧會長應能知道如何及何時使用一種以上的領導「模式」。
‧會長應能策動委員會有效及和睦的工作。
‧會長應能領導一取決及解決複雜問題之討論小組。
‧會長應能調停兩位或多位會員間的岐見。
‧會長應能駕御其理事會。
‧會長應能組織獅友團隊,使其具有體育隊伍同樣的效率和團結力量。
‧會長應能決定其個人及其會的優先程序。
‧會長應能訂立一套詳細計劃。
‧會長應能支配其自己的時間使有足夠的時間辦理最重要的會議。
‧會長應能領導及主持服務工作及經費募集活動。
領導者的品味與外表
領導力是一項可貴的品格。有些會長天生就是領導人才。大多數以訓練及經驗學習成為領導者。還有些成為領導者只是因為他們學會了自律。
究竟是什麼造成一位領導者呢?根據研究這個問題多年的社會科學家說,成為領導者沒有一定的路線,每人都不一樣。但是我們知道許許多多的領導者-無論是獅子會會長,首長或政治家-都具有能力、自信(忠於自己的使命)、智慧、耐力及表達自己的能力。不過,即使這些特點,在許多偉大的領導者之間也還各自不同。
成功的會長須具有下列各種特質:
‧值得信任。
‧公平。
‧知道會員們的個性與興趣。
‧把自己所知道傳給其他獅友。
‧對會的前途有前瞻,對會的現狀加以保護。
‧接受完全的責任。
關於領導者的本性,研究的結果是:
‧外表的可信任度非常重要。
‧社交的能力也很重要,但視情形而定。
‧決斷、自制及老練也很重要。
‧統轄或獲得威望的願望非領導者的必需。
‧雖然領導者講話要言之有物,推動群眾,但不必是一位機靈的說客。
其他方面的研究,指示:
‧領導者的身高、體格及健康雖不重要,但普通的外表很重要。
‧雖然領導者要比非領導者更有智慧,但過份的技巧使群眾受不了常使領導者陷入苦境。
無論你的領導立場是什麼,你具有權力為會員獅友們尋找新的路線,替全人類的幸福創具改革!
策動個人會員
新會長對如何策動會員似乎比其他領導技巧更為關心。不幸的是,策動是領導才能之中最不容易了解的元素。它經常與「刺激」互相混淆,刺激僅是一項短暫的情緒,例如聽到一番激動的演講,或離開一項興奮的座談會之後的感覺一樣。策動則是一種長期的承諾,發乎獅友們的本身。無論他願不願意做某一件事,你的影響力絕不能減低或提升他的意志。你的領導力挑戰是去找出你的會員獅友已經具有的策動力;然後在它上面加強它;最後引導他走上你與他共同預訂的目標。
用什麼來策動獅友
如你所知,一位會長不能只用指揮或命令來行使他的領導權力;他必須了解他所領導的獅友,並知道用什麼來策動他成為一位獅友。
例如,讓我們以一位需要判斷良知和傳達技巧來指派節目委員會召集人的會長為例。這些會長的選擇限止於兩位領導能力相等的獅友。這兩位都是新會員,也同樣願意為別人服務。由於指派新會員為節目委員會召集人,這位會長知道他必需時常監督這位召集人的工作。會長對這件事覺得很不自然。幸虧他花了時間去了解這兩個人的內在策動力。結果他沒有指派那一位以會計師身份加入獅子會的獅友,而選擇了那位享受為別人表演的退休推銷員。這位會長以適當配合獅友的潛伏動機與獅友責任而表現其領導技巧。
為什麼有人願意成為獅友
當你分派各種任務給獅友們的時候,知道人們為什麼加入獅子會的原因,將對你有所幫助:
‧他們願意施展他們的專門學識或技術。
‧他們希望從人生有目的、意義及影響力的感覺而獲得安全。
‧他們需要成為對鄰居、社區或鄉里具有重要性的活動的一部份。
‧他們希望有形象或受表揚。
‧他們需要感覺有用及被重視。
‧他們對學習新技術及參加有娛樂性及有意義的活動有興趣。
‧他們希望獲得能夠幫助他們提高職業地位及社會聲望的技巧。
‧他們需要靈活的利用空間,以減輕寂寞及壓力。
‧他們需要以受惠於社區者回饋社區。
你很快的會發覺你的獅友們多多少少適合於下列的動機模式:
模式甲:以成就為動機的獅友。
模式乙:以權力(中立型的權力)為動機的獅友。
模式丙:以交友為動機的獅友。
下列是一些一般性的觀察:獅友們經常具有全部三種模式的品格:
以成就為動機的獅友
這種獅友的個人目標在求地位上的成功,增進他已有的技巧和天才,或需要登峰造極。他希望盡力作好,樹立適度的目標,並擔代預計的風險。他願意為解決問題而負個人的責任。希望達成獨特的成果。這種獅友可能全無休止,改革維新。他對他的成就希望有所回饋。
會長該如何為這種獅友提供機會使其施展動機呢?他可以:
‧給他一批個人的責任。
‧讓他並鼓勵他為改革擔代些預計風險。
‧表揚他的卓越成就,但非平凡或不良的成績。
以權力為動機的獅友
這一類獅友的個人目標是要在別人身上有些衝擊或影響。他關心他個人的聲譽或地位:也就是別人對他的權力和影響力有什麼想法。他喜歡給人家建議(有時不是人家請教於他的),並希望他的主意佔優勢。這種獅友本身對形象與榮譽有強烈的感覺,對它們的影響有熱烈的需要。他經常是一位發音清晰的演說家,有時善於辯論。別人可能以為他是有力的,公開講話的,或甚至意志堅強的。
會長怎樣來提升這種以權力為動機的獅友呢?他可以:
‧確使他的責任有極大的空間,包括規則、政策等等。
‧給他一個機會使他有責任、權威及形象的地位。
‧鼓勵他在解決糾紛和問題時引用獅子會國際憲章及附則。
以交友為動機的獅友
這一類獅友的個人目標是善用友誼。他關心的是否被喜愛及接受,並需要溫暖而友愛的關係。他喜歡花時間去考慮如何安撫或幫助別人。
要把以交友為動機的獅友的潛力發揮出來,會長應該:
‧鼓勵他發展親密和溫暖的關係。
‧給他極大的支持與鼓勵。
‧使他覺得是一位被接受的會員。
策動團體的獅友
策動一個獅友的團體需要不同的技巧。
團體獅友得以策動、如果:
‧會長是能夠提供組織(開會議程、特殊任命等),資料(報告、工作地點等)及方針(使命、目標等)的。
‧成員們覺得他們的工作是重要而受表揚的。
‧成員們能夠互相信任、互相容納異見的。
‧領導者能夠確使決定政策時全體都參與。
建立友誼及團隊
領導獅友們都同意會長們次於完成亟需服務工作所獲的滿意,莫如:
‧建立友情使獅友們成為更好的朋友,一同享受獅子主義。
‧建立一支獅友團隊,像一支錦標球隊一樣的有效率。
建立一支獅友團隊需要有耐心,容忍個人缺點,瞭解人性-可能是最困難的一環-及必要時願意扮演「領導僕人」盡心服侍獅友們一如盡心領導他們。在建立獅友團隊時,獅友們有時需要與本身和獅子會的利害鬥爭一番。
你可能同意實際上交朋友是獅友們自己的事,但是會長能夠以注意上述動機的原則為交友創造各種機會。多數獅友能夠感覺到對會裡或委員會裡的出席率有很大的衝擊力。獅友們很合適的形成一支工作團隊能夠發生「非常特殊」的效果。有一位特別能幹或品格的獅友參加,能夠使工作大有改進。
下列是一些建立及維持獅子會團隊的指示:
‧一個目標-確使每一位隊員明瞭團隊有一個目標。
‧角色-每一位隊員都派給一個特殊的責任。確使他明瞭他的責任。必要時訓練他。
‧支持-鼓勵互相支持。解釋如何在不同時間內由各位隊員特別合作。把團隊成功時個人的享受用行動和言語表示給獅友們看。
‧訓練-為團隊工作舉行訓練,教育和實習。把規則教給隊員們。
‧關係-使每一位隊員明瞭即使有一位會員所扮演角色比較重要,但每一位隊員的地位都相同。
‧彈性-團隊的動力會不斷的改變團體的本質。隨時保持彈性,必要時重新組織應付現況。
‧通訊-在全體隊員間鼓勵充份的通訊交流。
‧個人需要-花些時間顧及個人需要和緊張。不要盡力工作而無休閒。
‧公開-鼓勵公開交換意見與感覺。鼓勵同意,亦鼓勵不同意(不必擔心,一旦糾紛調停了,經驗告訴我們,團結立刻來到。)
增強隊員間的親密,有下列各項指示:
‧滿意-盡力尋求增加團隊工作獲得滿意的方法。
‧獎勵-表揚隊員們對團隊工作的貢獻。(這一點對新會員或擔任不重要工作者特別重要。)
‧榮譽-尋求增加隊員榮譽感的方法。
‧合作-尋求增加隊員間合作的方法。
‧慶祝你們的成功-你的團隊需要對成功予以慶祝。甚至在成功的中途時也需要慶祝他的進步。這會激發團隊的士氣。
代庖
不幸,有許多成功的會長很難學到代庖的技巧。開始他們希望樣樣都自己做;他們享受自發能力的收穫,以及感覺凡事都合自己意思達成的自信。但是他們不久就發現這種領導方法造成三種不利後果:
一、由於未曾介入,有些獅友們的動機與承諾開始消退了。
二、有些獅友們覺得會長不相信他們的能力。
三、有些「會長」的工作擱下來沒有做,因為他的工作太多而忘記去做。
實際上,有時你會覺得凡事自己做會更容易些。但是,記住:你如果不自己做,所省下來的時間可以使許多獅友完成無數責任。你只要做你所能做的就可以啦!
代庖並不是把工作扔給一位獅友,由他自生自滅;那位獅友仍有責任使那件工作完成,不過領導者對最後的結果還是要負責的。
你請人代庖會成功的,只要你:
‧清楚的把責任(和它的限度)告訴獅友。讓他自由擔代錯誤的風險!
‧指示獅友、他的責任對整個工作的重要性。
‧選擇適當的獅友去做適合他的工作。
‧為這位獅友訂下一個目標,必要時訂下他的成績標準。
‧給予公平的回饋。(獅友們希望知道他們做得如何,他們應該知道。即使負面的回饋也會使他們滿意;如果,很技巧的去做,能夠鼓勵他們的領導發展。)
‧經常與每人分享報導計劃。
‧儘可能使負有責任的獅友在做決定時發表意見。
‧在獅友還有機會完成工作以前,切勿檢討他的成績或撤回使命的一部份。(讓他去!他希望做成功的!)
其他領導技巧簡介
(細節可在「領導才能發展手冊(DA-300)中找到。該手冊可在國際獅子會領導才能發展部購得。)
有效率的說詞
主要步驟
一、弄清楚演說的目的。
二、弄清楚聽眾的需要和興趣。
三、組織你的說詞。
四、演習你的說詞。
五、演說發表之後,獲取回饋反應。
使用正派的領導
有技巧而成功的會長依環境調整他的領導而不失去他的原則。在發展他的領導才能時,會長應該知道他的領導行為(他的模式)端賴:
‧工作或計劃的本質。
‧工作所需要的時間。
‧工作的重要性。
‧獅友們的動機和能力。
‧獅友們所希望的領導種類。
解決問題
下列是一項各種團體行之有素的步驟:
第一步:說明該項問題。
第二步:尋求事實。
第三步:分析該項事實。
第四步:決定可能的解決方案。
第五步:檢討每一解決方案之後果。
第六步:將解決方案付之行動。
第七步:評估你的解決方案。
化解糾紛
第一步:使雙方同意所達成的最高目標。
第二步:建議一項退讓。
第三步:不要自己決定最後的協定,而是引導獅友們自己提出建議。(這樣做使他們更滿意該項協定。)
領導小組討論
據調查,全世界各階層的領導獅友說他們在主持討論會時經常使用之方法是他們應付下列的能力:
‧與其他會員們分享領導。
‧發出問題並檢討答案。
‧詳細聆聽。
‧對旁人的感覺保持警覺。
‧發動討論。
‧分析並形成觀念。
‧使用議事規則。
‧綜合結論。
‧必要時支持領導者。
‧就此訂下計劃。
‧調解糾紛。
‧鼓勵交換意見。
‧回憶並分析事實。
‧提出具體報導。
‧立即解釋事實及數字的意義。
‧技巧的調整報告的流通。
‧迅速擊中要點。
‧勿使討論離題。
‧技巧的縮短會議時間不犧牲良好的決定。
會員發展指南塘中流入新水,得以保持其活性,故獅子會亦多藉引入新會員,以其不同之意見、才幹及熱忱不斷增加滋養。新會員,尤其是年富力壯者,能阻止呆滯,堅定獅子會的前途。
如果新會員在未滿三年就退了會,其中一個原因就是引進的時候未曾仔細的審查;或者是會長和其他資深的會員們沒有充份的關注他。
獅友們應做的事如下:
一、把會裡的全部事實告訴準備引入的新會員!
在加入以前應該使新會員完全明瞭做獅友該投入些什麼。他需要現在就知道獅子會的要領「我們服務」是什麼意思!如果他是年輕的,他將特別的希望有機會為有需求人士服務,藉以發揮他做人的潛力。他將覺得加入獅子會以後,他所需要的重要品格-社交,感情,理智,甚至精神-都會得到。
二、給他一個印象深刻的入會儀式並立刻使他投入工作!
新會員應以莊嚴的宣誓儀式入會使其終生難忘。儀式需對他具有莊重,嚴肅之意義。此項儀式同樣將重燃其他會員之熱忱。
新會員必需立刻使其參與獅子會活動,並使其有機會施展才能及天才。
三、殷勤照顧新會員!
新會員需要其推薦人的持續照顧,至少幾個月,他又需要會長隨時詢問他的工作情況,並使他感覺真正是會裡的一份子。他應該受鼓勵自由的發表對任何事件意見。他應該實實在在的由會長或其他獅友介紹給每一位會員。切勿使其無聊的獨坐一旁。
在他的第一年中,除了在第一次例會接受指導之外,新會員應該接受獅子會,區及國際階層所有各方面的知識。不要單單依靠刊物來代勞!這一、二小時的講授還可以使任何會員更加了解獅子會。這種教導的最高目標是使這些會員儘量了解獅子會的價值。總會辦公廳備有「新會員教導指南」(LC-13)是一項良好的資料。
會長也被鼓勵研讀由總會寄發的「會員成長及發展指南」(LC-12)。
退會的原因及其防止方法
據總會職員及國際理事們的調查,多半是由於下列各原因:
一、領導不良(組織、計劃、目標平凡)
防止方法-由所有職員參加獅子會職員講習會。
二、引入新會員未曾審查其「資格」
防止方法-由會員委員會及理事會仔細審查會員所推薦的新會員的資格。
三、平淡或散漫的入會的儀式
防止方法-使入會儀式具有印象力及有意義。
四、教導不夠
防止方法-使用總會指南徹底教導新會員。
五、未曾參與
防止方法-使全體會員投入活動,並使其保持熱忱。
六、新會員推薦人未盡職
防止方法-使其推薦明瞭其責任。
七、缺乏友情
防止方法-持續使會員覺得被需要,無論在會多久。
八、有派系之存在
防止方法-強調服務工作的團隊精神可使全體會員投入。
九、指派委員會不當,未儘量發揮其專長
防止方法-仔細了解獅友們的內涵及其才幹。
十、會的服務工作缺乏意義
防止方法-仔細討論社區的需要。
十一、會務未如獅友們所希望者
防止方法-充分接觸準備入會者,請其表示所希望者。
十二、例會不生動,過於正式而缺乏彈性
防止方法-指派有天才之連絡;準備餘興使具有娛樂性,舉行有伸縮性的例會,創始新的精神及幽默。
十三、有些獅友及職員的自滿,淡漠及不關心
防止方法-引入一些年輕的會員,改善會員間的交流;針對社區最需要的服務工作;加強領導力;鼓勵會員參加年會及國際年會等活動。
十四、缺乏個人的獎勵
防止方法-在全體會員前褒揚、祝賀或授獎給有功的會員,偶爾拍拍會員們的肩膀。
十五、職員與會員之間缺乏交流
防止方法-改良會刊,在理事會討論改進領導的技巧;計劃些有獅嫂參加的社交活動。
十六、公共關係不夠
防止方法-指派積極的公共關係委員會召集人。
十七、未積極從事會員成長及發展
防止方法-從速請教區總監或區內閣成員。
獲取公眾好感
有效的公共關係是有效率的傳播之成果。對獅子會來說,它意味著社區的服務活動的成功與失敗。老話說得好:「請客客不來」。這事太平常了,簡單的說是客人們不知道被邀請而已。獅子會必需要有社區的支持。要取得社區的支持,你必需確定公眾不僅知道被邀請參與獅子會的經費募集活動及其他任務,而且知道為什麼被邀請,以及什麼人是受益者。
你的社區是否知道獅子會原則上是一個做善事的團體?他們是否知道你們怎樣來募集經費,怎樣支配所募集的經費?他們是否知道獅子會與其他服務及社交團體的區別?他們是否知道獅子會的國際性?只有在你能以「是」答覆這些問題時,你才可以滿意你的公共關係工作。這就是公共關係委員會召集人身負重要責任的理由。他必需使你的社區及時獲得獅子會活動的完整消息。除非公眾看清楚社區受惠於獅子會的活動,公眾是不會來支持你的。
新任會長就任時所收到的用品包中,備有「獅子會公共關係召集人指南」(PR710)一冊,同時在秘書所收到的資料中也有一張資料給公關召集人。會長你也應該竭力去:
‧與當地報紙,電台或電視台的編輯人員建立關係。與編輯面談,使他認識你是會長。
‧了解寫新聞稿的要素,知道些攝影的技術,和舉行記者招待會的技巧。
‧使會員會隨時充份知道他們自己的活動與工作,因為他們推進你的會務比任何人有力。
任務交卸時節
最重要的提名委員會
提名委員會永遠是委員會中最重要的委員會,因為它將決定那些人來領導下一個整年。會長應該深深考慮如何組織這個委員會,而不可草率從事。今後的會要不要在領導上加以變更,會長不可使傳統或順序來阻止他選擇一個苦幹,以目標為重的委員會,把改變的基礎做好!
即使一月份成立提名委員會也不會太早,尤其是候選人太多並需要審查的時候。獅子會標準章程中規定提名委員會須在三月份開會,而選擇不得遲於四月十五日。而最重要的至少在委員會開會前十天及選舉前二星期通知全體會員。
下列是幾項指示:
‧確使你自己和委員會們都明瞭附則中有關選擇的規定。
‧選擇會裡受尊敬的獅友擔任委員及召集人。
‧選擇對獅子會職務熟悉與現任職員成績充分瞭解之獅友擔任委員及召集人。
‧選擇對會裡的利益有代表性的獅友負擔委員及召集人。
‧選擇對每一位候選人的資格徹底了解的獅友擔任委員及召集人,以資決定候選人-將有充分時間擔任其職務。
-願意負起責任。
-完全了解其所負之責任。
循依這些指示將可確定選擇的順利,並可避免任何會員指控你操縱施惠或反對任何候選人。
慰勞及就職晚會
許多獅子會在年度終了時舉行一晚會,慰勞一年來以各種方式幫助獅子會的社區居民。這種晚會不但為本會建立良好的社區關係,而且也使會長有機會向每一個道謝。
另一個使會長向大眾道謝的機會是獅子會的職員就職典禮,多數在六月份舉行。在會長告別演講中,可以包括下列各點:
‧擔任會長對你本身的意義。
‧向支持你使你順利進行會務的職員及會員們致謝。
‧對下任職員們忠告。
臨別贈言
‧你離開會長職務所交付給下屆會長的會務對他很有幫助。把任何未完成的工作,沒有實現的希望和幻想(多少總有些),以及他應該知道某些會員間的關係,明白告訴他。
愈了解你在就任時所訂下的目標,愈明白你自己是否一位成功的會長。至少,在心裡,在意識裡,你在一個偉大目標的服務上有所成長。
你在會長任內的所作所為將在許多年月難以忘懷。它們是你個人對獅子會下一代的餽贈。
百分會長獎的條件
每一位會長在某一期「會長近訊」中都將收到一張百分會長的申請表。該表應由秘書填妥,由區職員簽署後轉寄總會處理。
一、該會應建立總會憲章及
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