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分會秘書之職責
一. 前言
國際獅子會為國際性服務社團，一九一七年創始於美國弘揚於全世界，在運用獅子群力匯結集體智慧下為推行會務之目標，每一個獅子會即為一個單元。每一個會的會長、祕書、財務即為執行會務、拓展會務的重要基幹，尤以祕書一職為會中重要職員之一，受會長及理事會之督導並擔任該會與區總監辦事處及國際總會間之連繫工作。各會祕書亦為區總監分區顧問委員會之一員，對區務發展及改進得提供意見，其一般連繫與實務亦皆由祕書綜合執行，其會務進展之得失均繫於祕書之能否遂行其任務為斷。
被選為分會祕書是很榮幸之事，表示貴分會會員信任您並賦與您權利。透過選舉，貴分會的會員知道您有領導能力，並認為您能有效的處理會務。
擔任分會祕書的期間，有很多學習新技巧的機會，所累積的經驗可以増強您的領導及其他能力。應多善用每個學習和成長的機會，對您個人和專業的發展將受用不盡。
貴分會所有會員都是由您帶領，指引會員完成分會的目標是分會祕書的責任。每一會員都應擔負一些任務，大家合作全力發揮貴分會的潛能，使貴分會能作為鄉里的最重要服務組織。
國際獅子會網站http://www.lionsclubs.org，是分會祕書的最重要工具。總會的網路有好幾百個網頁，並經有效率的規劃，很容易取得資料。每月都會增加新項目，也隨時再改進。國際獅子會的網站範圍很廣，如總會活動的訊息、各種連絡方式的資料，另外由電子郵件可連接總會、各種通訊錄、線上分會用品等。由刊物/標誌圖書室的網頁可以下載所需要的各種資料，可節省不少時間和人力。分會也可以在線上呈報各種表格，如分會會員月報表。有關線上呈報表格的詳情，歡迎瀏覽國際獅子會網站，或請洽總會資訊司。
分會標準憲章及附則標準本 (LA-2) 是分會祕書的另一個重要工具，可由國際獅子會的網站下載取得。分會標準憲章及附則，列出分會的結構、責任，是管理分會的重要指導原則，本憲章的資料是分會的主要指導事項。希望各分會採用分會標準憲章及附則標準本作為貴分會章程之基本架構。
獅子會國際基金會 (LCIF) 也在總部辦公室，是國際獅子會的慈善機構。想了解基金會的各項活動和規模大的撥款活動，如重大災難援助、國際協助撥款、四核心撥款等細節，或者貴分會如何參與的詳情，請洽 LCIF ，或上網 www.lcif.org。
二. 職責
祕書在會長及理事會之督導下、負責本分會與區(單、副或複合)及總會間之連絡工作。其職責如下:
(a) 填報總會提供之月報表及其他報表，提供總會及國際理事會一切所須資料;
(b) 向區總監及內閣提送所須之報告，包括會員及活動月報表;
(c) 擔任其分會所屬分區之區總監顧問委員會正式委員並與該委員會合作;
(d) 保管本分會綜合記錄，其中包括例會及理事會記錄、出席報告、委員會指派、選舉、職業分類(若有)、會員地址及電話號碼、及會員之分會帳戶;
(e) 向會員發出會費及其他費用帳單，收款後轉交分會財務並取得收據;
(f) 祕書應為其職守提供擔保，保額及保人由理事會決定;
三. 權限
1. 凡分會的規章、程序、附則或憲章修正案，與分會、區、複合區、國際憲章及附則抵觸者無效。
2. 如有修訂，除修訂案中另有規定外，各修訂案應於通過之會員大會閉幕後生效。
3. 應嚴格保密會員資料及名冊，未得理事會指示前不得將會員資料或名冊公開，財務之動支亦同。
四. 領導技巧
做為分會祕書，發展及熟鍊領導技巧是非常重要之事。分會會員隨時須要您的指導、鼓勵、幫忙、解決紛爭等。在工作小組合作之下，使分會能朝著目標工作。總會的領導司有許多可以幫助您發展領導技巧的資源。若須要領導司的協助和建議，請隨時與他們連絡。
1. 徹底的瞭解職責 2. 透析組織的任務 3. 確立領導者使命
4. 將理念化為願景 5. 耐心溝通多宣導 6. 傾聽基層的意見
7. 詳訂計劃與目標 8. 排列優先與順序 9. 開好民主的會議
10. 凝聚共識為目標 11. 為部屬運用資源 12. 選好人才善任之
13. 充分授權鼓勵之 14. 對下屬關懷體恤 15. 帶動並鼓勵參與
16. 讚譽表揚付出者
五. 分會的管理
團隊合作是分會能否成功的主要關鍵之一。分會祕書應該團隊合作將分會引導對整個分會有利的方向。因此，每位祕書都應有其特定的職責。運用上述原則做為指導方針，您的領導群可以決定最有效的管理方式。
六.工作要項
1. 祕書負有本會各項紀錄職責，即處理各類文書有關之業務，同時也為分會與區總監辦事處及國際總會間之連絡人。
(一)每月按時(在隔月二日以前)遞送會員動態及會務活動月報表 (簡稱月報表，五份---國際總會、300B2區、專區主席、分區主席、本會存檔以上各乙份，總會及 300B2 區逕行送 B2 區，專區主席、分區主席個別送乙份。)
(二)收繳會費及其他應收之款項。
(三)保管本分會綜合記錄，包括例會、理事會記錄，出席報告， 委員會指派，選舉、職業分類、會員地址、電話號碼。
(四)會員獎賞積分之紀錄與保管。
(五)向國際總會提出會員褒獎申請。
(六)提分會理事會、區總監與其他區職員及國際總會隨時要求的各項報告資料。
(七)參加區總監分區顧問委員之會議。
(八)會議的準備---
(1)與會長事先討論
(2)通知理事、委員會召集人及在會議中作特別報告、會議時間和地點
(3)作詳實的會議紀錄。
(九)受會長及理事會之督導從事各項會務報告及活動事項之準備籌劃實施。
2. 祕書填寫表格之事項
(一)祕書填寫表格之三要件
(1) 仔細閱讀表格
(2) 填寫精確
(3) 副本一份自存
(二)總會將一年份的各種必需文件物品及表格交予新任祕書。
(三)報表應按月送交總會，即使當月並無會員記錄變更也定要填寫呈交，會員月報表是祕書最重要的報告。
(四)祕書填寫表格之種類
(1)會員動態月報表(C23-A)
(2)分會職員報告表(PU-101)
(3)新會員推薦書
(4) 新會邀請書、邀請/入會申請表格(ME-6)
(5) 轉移會員表(ME-220)
(6) 長期出席獎申請表(M-107)
(凡連續五年內全勤出席者可獲五年全勤獎章獎、連續十年內全勤出席者可獲十年全勤獎章獎。)
(7) 年紋獎及證書，發給連續十年會籍會員及每增五年之資深獅友。
(8) 鑰獎申請表(CK-1)
(推薦人推薦新會員之積分，所推薦之獅友在會齡有滿一年一日以上者，使得計入每一會員以得該級鑰獎一次為限，授證會員，轉移會員或復會會員不得計入新會員數報獎。)
(9) 百分百會長獎(傑出會長獎)
(10)分會及會員敘獎表
(11)十月份會員發展獎申請表(ME-205)
(12)會員證(C-3)
(13)其他文書會務用表
七.步驟
1.年度開始時各分會新任祕書應儘先辦理事項如下:
(一) 國際總會為證明獅子會會員身份，于年度開始時由國際總會祕書處寄發會員 卡，各會祕書應在該卡上填寫獅友姓名、會名、年度日期及編號並由祕書簽名分發已繳納會費之會員備用。
(二) 國際獅子會台灣總會於新年度內均彙集各會會員通訊資料編印全國獅子會會員通訊錄，其資料係由各會祕書蒐集與提供，為配合區辦事處儘早編印該會員通訊錄，請將會員通訊資料報表于八月十日前填報送區。
(三) 為鼓勵各會獅友提高例會出席率，國際總會備有年度全勤出席獎章，如會員中在年度內已出席例會達二十四次以上者，於年度屆滿期間各會祕書可依其記錄分別填表各國際總會供應部申購年度全勤出席獎章轉頒各得獎獅友。(請各會祕書查閱上年度該出席獎已否申購)
(四)為杜絕市上濫製之粗劣而不劃一之獅子會證章各會祕書於年度開始時可向國際總會添購獅子用品，包括會員證及新會員資料袋等備用。
(五) 各會向國際總會間所填報會員人數及地址等時有出入，故年度開始時各會祕書應將在會全體獅友之英文名單 (MEMBERSHIP ROSTER) 詳列確實地址呈送國際總會以便核對各會在國際總會記錄之正確在會人數、姓名及地址，惟其英文姓名應與入會時祕書所報國際總會會務活動月報表內之原拼音相同。
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