秘書手冊

國際獅子會憲章標準本及附則

第七條四項(4)款：
秘書：秘書受會長及理事會之督導，擔任本會與所隸區（單或副或複合區）及國際總會間之聯絡工作。
秘書在會中之地位
秘書為會中擔任記錄之職員，為會與區辦事處及國際總會之連絡人。秘書之行動受會長及理事會之指示與監察。
秘書為區總監分區顧問委員會之一員，故亦為區總監辦事處之一員。

秘書之職責

一、會員人數月報表及分會活動年報表應按時送國際總會。並分送區總監、專區主席、及分區主席。報告格式由國際總會供給。
二、向各會會員分送繳款通知單，收取會費及其他應收之款項轉交財務；記錄帳目，包括會員分戶帳，及收支詳細帳目。
三、保管會中一切檔案，包括例會及理事會之會議記錄，各委員會聘書，職員名單，會員出席記錄，會員職業分類、地址、電話號碼、及各會對出席、獎章及鑰獎之積分表等等。
四、按月在理事會中提出收支對照表及財務狀況表。
五、隨時應理事會、區總監、區辦事處職員，及國際總會之要求，提出其他各項類似報表及資料。
六、向國際總會提出會員褒獎申請書。
七、參加所屬分區主席所召集之區總監分區顧問委員之會議。
八、應理事會之要求提出對財務上之保證金及保證書。
九、秘書如兼財務，須應理事會之指示簽發及會簽支票，支付一切會中費用，並將收入款存入理事會認可之銀行中。

一般資料及解答

會員動態及會務活動月報
一、秘書處於何時將會員動態及會務活動月報送交國際總會？
該項月報務於每月月底以前寄出。例如四月份之報告，應於四月三十日填就寄出。此項報告須有正本一份及副本五份，正本及第一副本寄交國際總會，第二、三、四副本分別寄交區總監、專區主席，及分區主席，第五副本留存秘書檔案。
二、會員動態月報中應包括何資料？
(1)本會入會新會員，復會會員及轉移會員之姓名及職業分類。轉移會員應列明由何地分會轉來。
(2)本月退會或除名會員之姓名，其退會或除名之理由，及是否正常會員。
(3)月初及月底之會員人數。
三、國際總會如何處理會員動態月報？
國際總會收到會員動態月報後，即在該月報中註明收到日期，並予以登記。郵寄獅子雜誌之名籤亦比照修正。會員地址有變更者亦即在總會記錄上更正之。
各會員動態月報上所列會員增減人數與總會所登記者有差異時，得由總會致函該會秘書附具應予修正之名錄，由其修正後寄回總會。
四、何以各會會員動態及活動月刊必需於月底前立即寄出？因為總會必需將所有新會員，復會會員及轉會會員在獅子會雜誌郵單上列入，並將退會會員除去。
五、會務活動月報中應包括何種資料？
(1)本月份每次例會的出席率。
(2)會議決議案之副本。
(3)會務活動的詳細報告及照片（光面）。
(4)關於會務活動的其他報導與隨時發生之數據。
六、國際總會對會務活動月報如何處理？
總會收到會務活動月報後即行將出席率及各種活動之次數予以登記。然後將月報傳閱各部門。獅子會雜誌部選擇照片及活動報導酌予發表。
七、各會員如何轉移會員？
如正常會員自某一獅子區域遷出，應由該會秘書填具ME-220五聯表格。並將第一聯送達該會新地址鄰近之獅子會會長（如該處無獅子會，則送至所屬區或總會）第二聯連同M-33-SA會務服務記錄送交該會員，第三聯送交總會，第四聯送交分區主席，第五聯存本會。
除本人原為留籍會員而由理事會通過者外，應將退會會員之姓名列入C-23-A會員動態及會務活動月報之退會欄內。
正常會員遷出原會時，得於月刊報上報告其正常狀態。能註明其新地址更好。如某會需要某一轉移會員之資料，可向該會員前隸獅子會之秘書索取ME-220表格。轉移會員獲准轉入另一獅子會時，除在當月會員動態及會務活動月報上列入其姓名及其前屬獅子會外，毋須另向總會遞送報告。

國際總會會費及費用

一、每一會員應由其會付給國際總會常年會費及國際會費用若干？不論正會員，特別會員，留籍會員，或榮譽會員，均由其分會每年轉付國際總會美元24元正。
二、各分會如何收取該項國際總會會費及國際年會費。
各分會應於每年一月一日及七月一日以前通知各會員按照國際總會憲章第八條第二項及第十條第二項之規定繳納之。
三、新會員應於何時開始繳國際總會費及國際年會費用？見財務職責總會收費標準欄。
四、新會員應向國際總會繳納入會費若干？分會須按國際總會憲章第八條第一項隨同會員動態月報向國際總會為每一新會員轉繳入會費美金　　元整。
五、復會會員重新入會時應否向國際總會繳納費用？
（參閱財務職責欄）
六、轉移會員轉入另一獅子會時應否向國際總會繳納費用？
（參閱財務職責欄）
七、如何向每一會員收取會費？
收取會費最好在每半年開始時預收。收費通知單須於每年一月一日及七月一日發出。會員應於每半年第一個月內將費用繳清，否則應由秘書將未繳費用之會員姓名報告理事會，然後由理事會轉告財務委員會或另一組一專司催收會費之委員與該會員交涉。每半年第二個月底以前理事會應對各該會員之會籍作一決定並將除名會員列單通知秘書。國際總會根據此種半年會繳納資料，而將退會會員之總會會費保留。
八、向國際總會匯款之步驟如何？總會每月將該月份發票及帳單彙集列入明細單寄交各分會秘書，由其負責審核無訛後提請理事會認可。然後交付財務付款。該項明細單不必寄返總會，但其上部應連同支票或存款單寄回總會，簡化轉帳之道理，而明細表亦可逐月彙存作為記錄以備查考。
會員證
秘書得按需要數量向國際總會供應處訂購會員證。會員證如有遺失得經請求由國際總會有償供給以便補發。
會務用品及文獻資料之供應
各會秘書均由國際總會供給會務用品目錄一冊，目錄內所有各種用品均可直接向國際總會訂購，或向最近之供應站訂購亦可。註：目錄內列有各供應站地點。
最有效率之行動為隨時備一批用品，尤其是每一新會員入會時即須發給之用品及資料，例如襟章；會員便覽，及會員錄等。
每一職員及委員會召集人事先均由會長發給其有關職務所需之各種資料。在未向會長查明已否收到各該資料以前，勿再向國際總會訂購，以免重複。

區總監辦事處及顧問委員會

一、秘書是否為區總監顧問委員會中之一員？秘書及會長均為其會所在地之區總監顧問委員。
二、顧問委員會每年開會幾次？顧問委員會以分區主席為召集人，每年召開三次。
三、顧問委員會之目的何在？
此種集會之目的在使各會長及秘書有機會聚談討論，並交換對會務行政之意見進而互助。會長及秘書一同參加此種集會對會務發展極為重要。
四、區總監辦事處中有何等職員？
區總監、副總監、專區主席（由區總監決定在區域中每八至十六個會以下成立一個專區，每一專區設一主席）；分區主席（由區總監決定在專區地帶中每四至八個會以下設一分區，每一分區設一主席），秘書長及財務長（通常與區總監屬於同一分會）。
以上各職員均由區總監指派。區總監則由區內各會代表區年會中選出。
五、區總監辦事處職員之職責如何？
區總監及專區主席為區總監辦事處內之行政首長，專區主席代表其所屬專區內分會出席區總監辦事處會議。區總監辦事處在區內之作用有如理事會之在分會。
分區主席為區總監分區顧問委員會之主席，每年召開三次以上之顧問委員會。
秘書長及財務長之職責為記錄區務會議之會議記錄，收取區會費，及其他一般秘書及財務之任務。

一般資料及建議

一、每月向理事會提出之收支對照表及財務狀況表時，應否將行政及活動經費均包括在內？行政及活動經費之收支情形應分別列表。行政經費之收支對照表及財務狀況表。可採用手冊所附之格式。活動經費之報表可用相同於行政經費之表格。

二、對於活動經費如何籌措？
活動經費可本取之社會用之社會的原則，舉辦活動經費籌募會籌集之。活動經費之淨收入任何情形下不得動用於行政目的。

三、舉辦有群眾參加之社會活動時萬一有所損失，各會應如何保護自己？
國際總會已向皇家全球保險公司(ROYAL GLOBE INSURANCE COMPANIES)投保綜合責任險，凡獅子會、少獅會與女獅會（及獅子會會員、少獅會會員及女獅會會員等個人，連同參加獅子會，少獅會與女獅會所舉辦活動之自動工作者）均為當然受益人。分會毋需另行投保。保險項目包括獅子會，少獅會與女獅會之一切任務及活動。一次事故中有一人或一人以上身體受傷者最高賠款為五十萬美元。一次事故中對財產之損失賠款五十萬美元，但每一事故中賠款總額不得超過五十萬美元。此為法定之責任保險，並非「支付醫藥費」或「個人意外」（不論錯誤而支付醫藥費用者）之保險。此項保險含有一般綜合責任保險之通用例外項目。各該例外項目及其他保險細節均詳載於每年分送各分會秘書之「國際獅子會總會責任保險節目」小冊中。

四、如分會已向當地主管機關合法登記其活動，是否可保護其會員因舉辦是項社會活動而受傷或損失之法律責任？
分會如經將該項社會活動法令登記，發生事故而引起對分會法律訴訟時，其會員按慣例可受保護，不負法律責任。但分會舉辦社會活動，遭受損失，在道義上不得受法律之技術庇護，凡分會按當地法律申請登記之先，須先填具申請書附同登記理由及章則副本向國際總會請求批准。如目的純正，總會自可批准該項章則，在有關機構備案存查。

附註：凡分會已向地方機構登記而未獲得國際總會批准，可補具申請書列明登記章則及獲得登記之日期，請求追認。

五、秘書應否將會員名冊公開？
秘書應請示理事會，未得理事會指示前不得將此種名冊公開。
六、對陌生而自稱獅友應否予以財務上之便利？
即使陌生者企圖證實其會員身份而出示其會員證，並申明確實處境窘迫，亦不得將支票兌現或予借貸等財務上之便利，可婉勸向其友人或母會求助。
所得稅，失業保險，及門票稅捐等（原文僅合美使用故暫不付譯）
預收會費之優點
可使各分會建立一包括各項費用之預算表。
可使分會各部門具有商業管理之效率。
可使一般費用按期支付。
可使受整付折扣而省費用。
可使會內職員明瞭其任內之一切可動用之款項。
可避免會員於拖欠會費時退會。
可維持會員名額。
可對即將入會之會員發生良好之影響。
可省卻會內職業催收之工作。
可避免經常困擾會員及職員之負債討論。
可使各分會樹立於一信譽良好而鞏固之財務基礎上。
可使各分會在社會上擁有良好之名譽。
秘書在每次理事會前之準備事項：
會議前十日：
與會長商議會議要點。
會議前一星期：
一、發通知書告知各理事，列明開會日期、時間、及地點。
二、發通知書告知應列席報告之委員會召集人或有關會員（如被指派與懈怠與缺席會員面談之會員等），列明開會日期、時間、及地點。
三、通知各位副會長轉告在其指導下之各委員會召集人，於開會前二日將關於各該委員會已完成之工作及預定計劃用書面報告送達秘書。
會議前二日：
一、電話提醒各理事參加會議。
二、電話提醒各應列席之委員會召集人及應作特殊報告之會員參加會議。
三、整理：
(1)應付帳單。例如：
1.國際總會會費。
2.區會會費。
3.郵費、電報費及電話費。
4.新會員之會費。
5.印刷費。
6.新會員按月計算之國際總會常年會費。
7.會刊費用。
8.復會會員及轉移會員之費用。
9.一般支付。
10.會務活動之支付。
(2)函件：
1.國際總會來件。 2.區總監及其辦事處職員來件。
3.會內職員來件。 4.雜項來件。 5.會員來件。
(3)準備：
1.財務報告，包括欠繳會費之會員名單。（註：如七月例會於七月初舉行則此項工作由前任秘書於六月三十日準備之）。
2.連續四次以上無故缺席之會員名單。
(4)收集各委員會召集人之書面報告，任何特殊書面報告，及即將付郵之會員動態及會務活動月報副本，以便在理事會席上宣讀。
表格之使用
秘書對所用表格應記取三點：
(1)填寫必須準確。
(2)留底備查。
(3)仔細閱讀。
秘書之大部份工作為各種文書。總會為協助其達成任務，免費向各會供給幾種常用之表格；其他表格則以合理之價格供應。這些表格均為建立及維持詳細而統一的記錄系統而設計。它們很簡單的可作為「秘書記錄簿」的一部份，在各屆秘書交接時提供檔案系統的連續性。使用這些表格可以避免許多因使用零碎紙片來記錄會議記錄、會員個案、委員會任命及其他會務記錄而引起的問題。
在每一年度開始時，各會會長及秘書都會從總會收到一個包裹。其中包括有一年用的各種表格。
會員人數月報表(C-23-A)
所有授證獅子會均應向國際總會按月遞送此項月報。它是記錄會員變更動態及已完成的活動，即使會員沒有變動，亦無活動，但除非該項報導已經由這張月報向其所屬分區主席、專區主席、區總監及總會報告，將會認為一事無成。因此這張月報必需準確，如期並包括一切會務。
會員人數月報必需於每月底完成，並於次月十日前寄達總會。這份月報有正本及幾個副本。正本與第一副本應寄給總會（最近總會通知美國以外各會只需送正本，用意在節省郵資），副本寄給區總監，專區主席及分區主席。最後一個副本留存檔案。每一副本都有不同的顏色，並在頁底註明應送何處。
總會收到這份月報，蓋上收到日期的圖章，作為最新的記錄。每一份月報上如有會員加減或與總會記載有差別時均將列入會員總表。然後送往記錄室登記出席率及活動次數？最後巡迴至各部門，並由公共關係部評定照片的價值，審核報告內容予以公佈。
年度開始時，此項表格之一年份用量將由總會免費寄給各會秘書。額外需要可用「訂貨單」(MD-316)向總會索取。
職員報告表(PU-101)
此項表格每年均由總會寄給各會秘書，以備填入下一年度會長、秘書及財務之姓名、地址，及夫人（先生）姓名。正本須於四月三十日以前寄往總會。黃色副本寄往區總監。此表甚為重要，須於選舉完成後填妥立刻寄往總會，以便印入總會總名錄。
新會員推薦書(FM6)
新會員對分會的成功及成長十分重要。因此「新會員推薦書」應該隨時充份準備。
理事會通過推薦之後，秘書應該立刻向該被推薦者函邀請該員入會（參閱「文書」），將副本送交推薦人。如該員願意入會，推薦人應向秘書建議於某一例會內舉行宣誓。此一時期內足夠準備「新會員小袋」及安排儀式。新會員推薦書為舉行儀式之必須準備者。該書所載之各項資料應填入該員之「服務及褒獎記錄」之上部。然後將推薦書歸檔存查。
此項表格包括於每一年度開始時總會所寄之包裹內。
轉會表格(ME-220)
會員如遷移其也市鎮，秘書應自動填妥五聯轉會表格(ME-220)，並告知可轉入遷入地區之獅子會。各副本之分配如下：
(A)秘書應：
‧即刻完成該五聯表格。獅友必須於離開原會六個月之內為另一獅子會接受復會，方可維持其連續之記錄（標準章程第三章第七項）。
‧保存副聯為永久記錄並供追蹤。
‧第五聯連同「服務紀錄」(M-33-SA)寄交該會員作為紀錄。
‧其餘四聯寄交區總監。
(B)區總監應：
‧保存第四本。
‧於新地區內選定一分會。
‧將所餘三本寄往新會長。
(C)新會會長應：
‧完成三本之下部。
‧第三本寄交原會秘書。
‧第二本寄交總會。
‧保存第一本為記錄。
告訴轉會會員必需於六個月內轉入新會，方能保持其加入獅子會以後之持續紀錄。
此項表格亦包括於每一年度開始時總會所寄之包裹內。
元老勳章證書
元老勳章年紋帶（發起元老及元老勳章）為頒給資深獅友者，由總會每年一度於接近授證紀念日時須由秘書有償購買。元老勳章及證書自在會十年時開始發給，嗣後每五年發給一枚。勳章之形狀為年紋帶，附有年紋，十年者一整條，十五年者一條半，二十年者兩整條。以此類推。
會員卡(C-3)
秘書應為每一位會員購買會員卡一張。新會員宣誓後亦應立即給予會員卡背面印有彌補出席之各項辦法，在發給時可提醒會員們注意。
收費通知單(M-44)
此種表格為向會員個人通知繳納會費。餐費及其他費用者，須向總會購買。
出席單(C-8)
出席單由來賓或來訪獅友在出席紀錄。亦可在例會時作為點名之用。每一新會在授證時由總會大量供應。
購物單(MD-316)
總會每年均寄用品型錄一冊給各會秘書。型錄中所列各項用品均可用正式購物單直接向總會供應部購買。用品隨時準備充足，尤其是新會員所需要者。需要定期供應之重要用品須早日訂購：例如，職員就職典禮時致贈會長之紀念牌及襟章等。型錄寄達時附有空白購物單數張，並說明如何使用該單及型錄。
該單亦包括於每年總會寄來之表格包裹內。（註：在美國及加拿大之獅子會請注意即於購物單陰影部份之帳號是否正確。如否，請劃去並填入貴會號碼，亦即貴會帳號）。
其他表格
以下各表格亦為秘書所常用，可向總會購買：
1.費用支付表(M-33-1A)－該表備秘書登錄一切費用支出之用，諸如總會會費、複合及副區費用、郵費、印刷、電話費及文具等費用。行政及活動之費用支出應分別填列。年度終了時，應劃去空白，加出總數，轉入新年度。
2.財務報告，預算－總會雖未準備，秘書可自己擬訂格式分為：
‧行政費用預算表
‧收支明細表
‧財務狀況表
3.來賓登記表(M-33-J)－該表可由例會來賓自己登記其本人及邀請會員之姓名。
4.會員出席紀錄表(M-33-GT)－該表為登記會員出席記錄之用，並可作為會員名錄，使秘書得對會員出席，彌補出席，病例及近況可以一目了然。表上所示代碼使秘書維持紀錄獲得方便。會員姓名可按字母排列。所有會員之姓名，無論其情況如何，均應列入表內。新會員可加入於表尾，註明入會日期。遇有退會、轉會、除名或改變情況，應由秘書隨時註明日期
5.會員分戶帳(M-33-GBA)－為明瞭每一會員繳納會費之情況，此項會員個人分戶帳幫助很多。此項帳表應依會員姓名字母排列，並附於「服務及褒獎記錄」之鄰近。每一會員之帳目應自付費期間開始之第一日起將會費記入應收未收。建議預收會費，每季一次或每半年一次。至少一年須結清一次，並稽核一次。
6.開會通知卡(S-72)－採取明信片格式，用提醒會員參加例會、婦女之夜、宴會或特別集會者。
7.理事會標準記錄(M-33-B)－總會規定之理事會之會議會議記錄之統一格式。
8.例會標準記錄(M-33-C)－總會規定之例會之會議記錄之統一格式。
9.服務及褒獎記錄(M-33-SA)－此表專為登記有關會員個人之資料之用。每一會員自入會日起至離會日止之個人歷史均予列入。表之一面登記會員擔任會及區職務之歷史，尤其擔任委員之日期及職位。如為轉入會員，應將其會之資料一併列入。另一面為會員所獲獎章之完整記錄，包括百分之百出席獎、鑰獎及元老勳章等。會員推薦新會員入會亦可記錄於此。隨時記錄一切資料至為重要。
會員
任何年在二十一歲以上之高尚人士，在社區內聲譽很好，並通過審查者均有加入貴會為會員之資格。獅子會之會籍唯邀請始能獲得。會員推薦新會員時須使用新會員推薦書。
任何退會會員得於離會六個月之內經理事會多數通過恢復會籍。超過六個月後應以新會員身份入會。
獅子會會籍不得以公司行號登記，亦不得轉讓給同一行號之另一人。會員均為個人。如分會同意，亦可將分會入會費轉給同一行號之另一人，但仍須另繳總會之入會費。
轉移會員
分會得以轉移方式接納自另一分會結束會籍而轉入之會員，但：
一、轉會申請書應於離開原會六個月以內送達新會秘書。
二、原會會籍應以正常狀態結束。
三、轉會會員應自原會秘書取得其本人之記錄及資料。
四、轉會申請書及記錄資料須經理事會通過。
轉會時間如已超過六個月，老會員亦須以新會員身份入會。轉會會員如經接受，僅須在會員及活動月報上將其列入轉會會員，並註明自何會轉入。毋須再向總會遞送其他表格。
如一正常會員遷移出境，秘書應填妥五聯之轉移會員表格。並在會員及活動月報(C-23A)上將其列入退會。
在月報上註明以正常狀況遷出退會。如已知悉其地址，請註明。如欲取得有意轉入會員之資料，可請原會會員將ME-220表格寄來。
會員種類
獅子會會員有七種：正會員、終生會員、留籍會員、榮譽會員、特別會員、副會員、關係會員。
正會員：正會員具有獅子會會員應享之一切權利，並應從事一切應盡之義務。此種權利及義務並無限制。權利中包括適於擔任分會、區、總會之任何職務，但另有規定者除外，及需要由會員投票解決事件之投票權；義務中包括出席例會，繳交區費及總會會費。
留籍會員：遷居區外，或因健康及其他正常理由，不能經常參加例會，而仍欲保留其會籍之會員，經分會理事同意，得稱為留籍會員，此種留籍狀況，每六個月由分會理事會調查一次，留籍會員不得被選為分會、區及總會職員，在區及國際會議及年會中亦無選舉權及投票權。但仍應繳納分會、區及總會會費。
榮譽會員：非獅子會會員而對地方或獅子會有卓越貢獻之個人，並經分會決議頒給該項特殊榮譽者，得稱為榮譽會員。其入會費及區費與總會費應由分會繳付。榮譽會員可以參加集會，但無權享受正會員之一切權利。
特別會員：繼續為獅子會會員達十五年以上，因患病、衰弱、年老或其他正常理由，經分會理事會決定，必須放棄其正會員資格者，得稱為特別會員，應繳納分會所規定之會費，包括區費及總會會費。特別會員具有選舉權及其他正會員之一切權利，但無權擔任分會、區及總會等職務。
終生會員：繼續為獅子會正會員達二十年以上，並對其所有分會、地方、或總會有卓越貢獻者，或連續為分會正會員達十五年以上而年逾七十歲者，或繼續為分會正會員達二十年以上，並曾擔任總會職員者，得因：(1)該分會之推薦，(2)由分會一次繳納總會會費三百元或等值之當地貨幣以代替該員永久會費，(3)經國際理事會批准，為該分會之終生會員。分會對終生會員徵收其認為合理之費用，憲章不予限制。
終生會員之參加另一分會為正會員時，不必(其新會亦不必)再付總會費。
終生會員得在其履行應盡義務之下享受正會員之一切權利。凡卸任之總會長應自動成為該分會之終生會員，毋須由該分會繳納會費。
凡獅子會會員，除榮譽會員外，不得同時為另一獅子會之會員，亦不得為任何其他類似之服務社團會員。
副會員
會員在一分會中持有正會員身分，可在其住所或就業地址的另一分會中持有副會員身分。副會員身分應由理事會授予，並由理事會每年審核一次。分會的月報表上不報副會員。副會員在親自出席的分會會議中有投票權，但不得擔任該分會的區(單、副、臨時或複合區)或國際年會代表，亦不可代表該分會擔任分會、區或總會主管職員或指派區、複合區或國際委員會委員之職務。不必繳納區(單、副或複合)及總會之會費，分會有權向副會員收取認為適當之會費。

關係會員

合乎一定條件之當地居民有興趣加入獅子會服務社區，但因出席的機會有限不能成為正會員，可以「關係會員」身分加入獅子會，但必須分會的理事會正式邀請。關係會員在親自出席的分會會議中有投票權，但不可擔任該分會的區(單、副、臨時或複合)或國際年會代表。關係會員無資格代表分會擔任分會、區或職位或指派為區、複合區或國際委員會委員之職務。關係會員，應繳納區、總會及分會之會費。
會員獎章
頒獎為總會與分會對會員傑出服務予以表揚之用。為維持會內士氣及精神之上好方法。為會員保持其正確之獲獎記錄，可以保證其應總會申請之獎狀按時送出。頒獎儀式應於例會或特別集會，如婦女之夜晚會等時莊嚴舉行之。
出席委員會
由於良好之出席率對會務之健全有莫大之關係，故秘書必需與出席委員會互相協調並共同合作進行工作。

會議

理事會

秘書在準備舉行理事會應有三項主要責任。
1.在會長之要求下，協調會議主題。
2.將開會日期、時間及地點通知理事及委員會召集人(及其他應於理事會報告工作之會員)。
3.記錄會議經過留存檔案並分送各有關單位。
秘書之責任，各會不同；故秘書應與會長建立協定，以免在理事會議中發生矛盾。
例會
雖例會之舉行，每會頗不相同，但均以好節目及友好之氣氛為主。下列為舉行例會注意之事項。

餐會之前：
1.檢討下列事項是否已準備妥善：
(1)應頒之獎章。
(2)將空白出席單置於每一席位，或準備簽到簿。
(3)彙集分送委員會或會員之文件。
(4)彙集向會員宣佈之報導資料。
(5)為會長準備報告內容。
(6)為會刊編輯準備資料（區總監通訊等）。
2.新會員準備必要之「新會員小袋」
餐會之間：
1.點名並登記攜有來賓之會員。
2.使用「例會記錄」表(M-33-C)記錄例會經過。
3.收集會費並交出收據。
4.將新會員姓名等填入「服務記表」(M-33-SA)之上部。
餐會之後：
1.清點所收款項，並登於「會員分戶帳」(M-33-GBA)
2.將來賓餐費登記於「會員分戶帳」內。
3.將會員出席及彌補出席登記於「會員出席記錄」表(M-33-GT)內。
4.將所頒獎章登記於會員「服務及褒獎記錄」表(M-33-SA)內。
5.將所收款項移交財務並取得其收據。

會議記錄

理事會及例會之記錄必需完整，以便將來參考及作為會史。秘書應：
1.決定何者為重而必需記錄者，尤其包括討論事項。
2.記錄動機及附議之會員姓名。
3.毋需記錄每一句發言，僅記對分會或理事會或獅友有關之事項即可。例會會議應包括：(1)宣誓，發言及唱歌之會員；(2)會員來賓之出席人數；(3)出席百分率；(4)委員會報告；(5)需要全體會員通過之議案；(6)貴賓演講或表演之題目、評論及其姓名；(7)獲獎之會員及頒獎者。
國際總會收費項目(請參閱袖珍本費用項目)
1.新會員入會費：新會員入會應繳納國際總會入會費每人美金 25元。
2.發起會員入會費：新會成立，應繳國際總會發起會員入會費每人美金30元。
在會會員如欲轉入新會為發起會員者，每人應繳國際總會會費美金 元。
3.會員復會費：凡會員退會未滿六個月，而欲復會者，每人應繳國際總會復會費美金12元。
4.會員轉會費：凡會員退會未滿六個月，而欲轉往他會者，得付國際總會轉會費每人美金12元。
如在會會員而欲轉往他會，已在原繳清國際總會常年會費者，得免繳轉會費。
5.會員常年會費：獅子會員繳納國際總會常年會費為每人美金24元，分兩次繳付，每半年美金12元。
於每年七月份(七月至十二月)及次年元月份(元月至六月)繳付。
6.新會員常年會費：新會員入會繳付國際總會常年會費，按入會月份開始繳付(如袖珍冊所註)。
總會每月將應收各款詳細開列收費通知單給各會秘書或財務。秘書應負責核對其內容，如無差誤，應經理事會通過。然後交由財務付款。
通知單之明細部份不必寄返總會，但其上半應與支票或存款單一同寄交總會。此項辦法可簡化收款手續，並可正確計入分會帳戶，分會亦可保留明細部份作為永久記錄。
訂購獅子會用品及函索刊物
供應品
用品應於需用日期以前預先訂購（美國及加拿大地區三十日，海外六星期）。此項措施對獲獎之會員尤其重要。許多緊急訂貨所要求之寄出日期均在型錄所規定之最低限度之內。此等情形尤以五、六月間訂貨大量擁擠時常見。秘書可向地區內總會之銷售中心訂購。此等中心之名單列於型錄之中。
刊物
總會所出版之大量刊物自動於年度中寄給適當之獅友，以便助其進行各項節目及工作。其他刊物亦於函索時免費供應。索取刊物時請註明特殊之需要。索取之前，請先與會長檢討；可能他已收到而尚未分發
‧活動、會務品評、國際年會、信條及目標
‧新會發展、一般報導、保險、領導才能開發
‧少獅、女獅、會員獎章、職員就職
‧公共關係、用品供應

獅子會名稱及標誌之使用

國際理事會之政策：
1.凡帶有國際獅子會名稱或標誌之物品，未經總會法律長或總會供應部之書面允許，不得出售或分發給獅友，獅子會或公眾。
2.凡獅友、獅子會或獅子區不得以募集經費之目的在出售給公共之任何物品上使用獅子會之標誌。
製造商在使用於經費募集活動之物品上印有獅子會募集經費之圖記者應先獲得國際獅子會總會之允許。
總會法律長每年一度將獅子會名稱及標誌之使用同意書發給各會，俾以印於分會信箋、會刊、明信片及其他認為合理之必要文件上。此等印刷品以不能自總會購到者為限。此項法規為保護獅子會身份而設。各會使用正式之獅子會標誌必需由國際總會授權為一重要之事件。
獅子會用品之一項重要用途，諸如襟章之類，為能使另一位獅友辨認而產生立即之友誼聯繫。遵守此項商標法規，得以保護此項標誌，使其成為任何地區善意人士間互相瞭解及合作之象徵。
稅捐
我國稅法亦有明文規定獅子會之捐款可以自所得額中扣除。
文書
適當處理分會文書為秘書主要任務之一。彼將接受來自眾多獅友及外界之各項文件。來文中多數與會長、財務及委員會與節目召集人有關。均將交由秘書分送。立即拆閱來文乃絕對重要之行動。如來文涉及會員個人要務或有限期關係，應立刻送達並通知。
同時列入主要工作為寄送所有報表，支付所有帳單，回覆所有來文，俾在社區維持分會之良好公共關係，並與總會及區保持周密之連繫。需要理事會採取行動之來文必需在理事會完成行動後三日內寄出回文。
如果可能，一切文書應以打字代替繕寫。繕寫時務必清晰可讀。
良好之文書工作
抄送副本：寄往總會之文書，除例行之購物及請獎外，必須抄送副本給區總監。與總會通信時除寫明會名外，必須將分會編號完全列明。
文字簡潔：雖然不必提醒，但文書之恰當，禮儀及簡潔仍應予以強調。
殷實覆文：對來文請求及募捐必需肯定答覆是或否。如不定，須解釋不能捐獻之理由，並致歉意。
引用章程：通知會員因欠費而退會時應引用章程條文表示立場。欠費總數及明細必需告知，並通知除非付清即將視為退會。表明歉意及願意幫忙，並告以退會之限期。此項通知，應抄送副本至財務。因缺席而被退會者亦應同樣辦理。
立即邀請：理事會通過新會員推薦書後應立即發出邀請入會函件。抄送副本至推薦人。表示遺憾：會員退會經理事會通過後，應通知該會員並表示遺憾，對其過去之服務表示謝意，通知退會日期及欠費總數。抄送副本給財務。
會籍變更：理事會通過會員變更會籍之申請時應以書面通知該會員。告以生效日期，並解釋會費之差別。如有特殊條件亦應告知。抄送副本給財務。
會員錄及會刊
會員錄為每一位會員不可缺少者。沒有一本當年度之正確姓名、地址的會員錄將使會員間每星期交流癱瘓。由於手頭沒有一本電話號碼薄或通訊錄，常使重要的報導不能及時傳播。會員錄應具有下列內容：
1.例會地點及時間。
2.職員名單。
3.總會長姓名、總會地址、區總監姓名及地址。
4.會費及費用表。
5.會史簡述。
6.歷任會長及秘書與其任期。
7.委員會召集人名單。
8.全體會員姓名、辦公室及住宅之地址及電話號碼。
會刊或通訊
每會應各自出版會刊。郵寄通訊為使會員明瞭會務進行狀況之簡便方法。
由於秘書為最明瞭會務者之一，故有擔任該通訊編輯之額外任務。