財務職責及執行要點

國家要強盛，必須靠經濟，一個健全的社團，財務更重要，所以其重要性可想而知，故針對有關職責及執行重點，做一簡單扼要的宣導，供大家參考，若有不週之處，請多指教。

一、職責

財務為掌理分會財務之職責，受會長及理事會之督導，財務為理事會之一員，一般亦為財務委員會之召集人，其職責如下：

1.自秘書及其他會員接受各種款項並入財務委員會所推薦及理事會所核准之銀行；

2.支付理事會所核准之各項費用，支票及單據須由財務及理事會所指定之另一位會職

員共同署名；

3.保管財務收支帳目；

4.每月及每半年向總會及本會理事提出財務報告；

5.應為其職守提供擔保，保額及保人由理事會決定。

二、財務之工作要領

財務將收到總會所寄的分會明細帳，明細帳內包含了會員之半年會費、入會費、授證費、新會員之會費；轉會、復職、終生會員，以及支付分會用品的費用等，審查每月分會明細帳和提送給理事會核准是財務的職責。

由分會主辦的募款活動，所募得的款項應用來舉辦分會的活動，募款活動時由公眾處所得的募款淨利絕不可用來支付行政管理費用。

三、準備預算

列出分會的預算是分會財務的重要職責之一，財務應與分會會長、財務委員會一起準備預算，事先謹慎對全年的收入與支出加以估計是很重要，年度中隨時檢查預算以確保分會的財務健全。

分會應作兩種年度預算：

(1)行政預算；及(2)活動預算，前者為分會運作經費，主要來源是會員的會費，後

者是分會各項服務活動的經費，全部來自會員或社會各界所募得之捐款，凡所募得之捐款只能作活動專用，不可用作行政支出，即使貴分會募款時，已指明為分會行政費用而籌款，也不得用在行政費用，但是，籌集捐款的費用可由捐款中扣除。

四、處理銀行帳號

財務和財務委員會應向分會理事會提出下列事項的建議，應指定那家銀行、授權那位幹部在支票簽名和共同簽名者、將簽名卡列入銀行的檔案、零星雜費之金額、付款的制度等。

分會應有兩個銀行帳戶，並有兩組帳簿：

1.管理基金(會費，聯絡員捐款收入等)

2.活動基金(舉辦活動所獲之款項)

五、訂會員會費

財務應與財務委員會訂下會員一年應繳的會費，但須經分會理事會和會員的核准，會員會費應包含將區、複合區、國際獅子會的會費，會費應事先收取，可以每半年或每年收一次，於應繳會費之10天以前將繳費通知寄給每位會員。

六、準備財務報告

理事會例會時，財務必須向理事會提出財務報告，請以正確、清晰、容易了解的方式來報告，報告應包含下列項目：

＊自上次財務報告後到現在的收入及支出之明細

＊有支出與預算之比較

＊本期間的開始和結束的資產淨額

＊將今年與去年同期間分會服務方案的支出作比較

七、自我評估

1.每年的會費是否足以支付分會行政開支？

如不足，是否考慮提高會費或調整會費之結構？

2.全部會費是否用來支付分會行政開支？

3.會費是否足以支付或輔助年會代表參加區、遠東年會、國際年會的費用？

4.貴會是否有年度預算表並照預算執行會務？

5.能否及時收繳會費？國際、區會費是否已經收齊？

如尚未收齊，何時才能收齊？

6.是否按月向理事會、按季向全分會及區辦事處提交財務報告？

報告中是否列有會員繳款徵信表及拖欠會費者姓名？

7.貴會所有支票是否由至少兩名幹部簽署，並經理事會核准？

8.貴會之行政費用及社會服務費用是否分開帳戶？

(行政費用不足由當屆理事會負責)

9.貴會是否單獨召開監事會審核收支明細表？

八、收據

收到下列款項後應給予收據：

1.會員會費。

2.連絡/總管所收之樂捐款項。

3.經費募集活動收入。

4.所有收入必須存入指定之銀行，任何支付不得由所收之支票及現金提付。

5.財務應隨時記錄所收現金之帳目

九、支付

1.所有支付應先訂出限額，超過該限額時必須透過支票自銀行支付，預付小額零用金

須經財務委員會及理事會授權，領有週轉金之職員，如秘書等，須保持所有支付之

記錄並提出授權之証明。

2.所有支票支付必須由理事會授權，如屬區費及總會會費，須於收到後立即轉交，並

向下次理事會提示証明，財務應隨時根據款項類別，將日期及金額登帳。

十、執行要點

1.執行三票一簿：

傳票、支票、發票、帳簿。

2.邀請接任職員參與新年度工作計劃及財務預算編列工作

3.編列預算前先參考上任之預算與結算結果，再與各專案工作委員會研討，其新年度工作計劃與所需費用；並事先請教新任總監、分、專區之聯合社會財務計劃，再行編列費用。

4.為適應各專、分區、副區等之聯合社會服務，宜編列若干預備金，以應不時之需，或作為調整各會計科目不足之用。

5.收費宜請會長、秘書與財務配合，以拜託方式或到會中依各會之時限收齊，以利

會務推行。

6.財務應100％參與理監事會議，作財務收支情形報告並向理監事會預知各項開支是否得當，或是否超過預算，以利會預算之平衡及控制。

7.審核各項開支之採購程序，單據最好制定每月固定之支付日期，以便相關人員即

時完成付款之核算流程，保持分會名譽。

8.各項報表，單據保存年限，應依章則建檔。

9.為了理財及安全著想，可依會務、財務之收支情況將專款及遠期支付之款項以定

期方式提存。

10.分會重要之支票、零用金、所有權狀、契約…等重要文件物品宜送銀行保險櫃，

由二人到三人共同監管。

11.分會於每年七月及一月繳交上級會費。(說細如附件1表格)

十一、注意事項

1.經費收入：應以會之名義存入經理事會決定之行庫，或由會長、秘書、財務共同

簽章，並以隨收隨存為原則。

2.經費收入均應製給正式收據，並留存根備查。

3.繳付餐費，不得以樂捐服務項目給據，各會對處理財務收支，不得有匿報或虛報

情事。

4.各會財務憑証、帳簿、表報之檔案應妥善保管，年度結束清楚辦理移交手續，保管規定如下：

(1)永久保管–年度預算書、財產目錄、提記簿、及其它預供永久查考之財務案件。

(2)保管十年–經費收支帳冊、傳票憑証、總分類帳、明細分類帳。

(3)保管五年–各種臨時憑証。

(4)保管三年–各種財務日(月)報表及其留底。

十二、總會的會員記錄與分會的會員記錄不符合處理方法

總會的會員記錄，只能依各分會提送的月報表記錄之，我們不能依區所提供的會員人數報告，總會不能任意更改會員名單，使用總會一年寄兩次PER CAPITA INVOICE，都會附上各分會名單之副本至區辦公室，各區應要求各分會核對名單當分會的會員記錄不符時，應儘速呈報總會更正會員資料，這樣就不會產生大問題。

處理方式請依下面步驟進行：

1.對於漏掉的會員：請直接在所附上各分會名單上添寫漏掉會員的英文名字、推薦獅

友的英文名字、入會日期等；

2.如果已退會會員仍在名單上：

直接在所附上的各分會名單上劃掉該會員的名字，再寫明退會的時間，再將已更正資料寄回總會，總會才能更正記錄。

另外一項也請各分會注意，產生總會與分會帳目不符的重要原因為：呈報6月份月報表的日期截止日期(7月31日)，以及12月份月報表必須在隔年1月31日截止日期前寄至總會，退會會員才可免繳該半年度(1-6年或7-12月)的會費，副區常在過截止日期後才寄到總會無法得到退費引起許多不必要的困擾，雖然我們一再的利用各種機會，告訴分會及區，但這類問題仍然存在，所以請複合區有機會時儘量的指導他們。

十三、會員繳費所得申報須知

有關各會及個人申報所得稅扣除應注意事項

(一)、稅法規定教育、文化、慈善、公益機構者，亦須申報，若符合免稅標準，則可以免稅。

(二)、各會經費總數收入用於社會服務及慈善捐款，以達到總額的六十％才可免稅，未達總額六十％，即需課稅，並請注意申報年月與會計年度之不同。

(三)、每月獅友所繳會費、捐款皆可申報扣除(餐費不能列入)，但不能超過個人全年所得總額之二十％

(四)、各會財務、秘書對會內帳目、開支、會員捐獻之姓名、金額等，務必詳細記載，並附憑証，不可濫開收據，造成會務之困擾，各會郊遊、聯誼等開銷，不能列入為社會服務經費。

(五)、事關各會及會員之權益，務請於七月例會中宣布。

結語

制度雖然完備，但必須確實應用執行，獅子會職務一任一年，薪火相傳，瞬間一年，為使接任者能迅速進入狀況獲得以往的資訊資料，增進對會務之瞭解，完善之檔案資料保存及健全的財務制度，清楚的辦理年度移交工作，絕對有助於會務之健全發展，目前電腦科技發達，各會永久檔案應漸改用光碟儲存，資料不會減失，列入移交，繼任者也可參考運用，傳承經驗，發揚光大。